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データ作成情報データ作成のコツと注意点を紹介いたします

＜2009.11.30掲載＞

入稿データチェック担当の木下です。データ作成情報では、入稿されたデータのチェックや修正の経験を基に、データ作成の注意点やマメ知識を掲載していきます。何かお役に立てる情報があれば、どんどん利用してください。また、疑問点やちょっとした情報なども受け付けていますので、お気軽にメールなどでご質問ください。よろしくお願い致します。

Indesignとexcelデータの連携

先日、名簿の仕事をいただきま。当初、お客様はIndesignでの入稿も検討されていましたが、 最終的に編集はプロに任せた方が良いとの判断で、Excel原稿を弊社でレイアウトする形になりました。

ExcelとIndesignの親和性は他の製品に比べて高いのですが、詳しくない方は、具体的にどう活用したら良いのかよく分からないことも多いと思いますので、今月は以下についてまとめたいと思います。

• 名簿など、Excelの表組をIndesignに流用する際の操作
• 表スタイルについて

※画像はWindowsXPのものです。
※ソフト又はOSのバージョンにより、メニューの名称などが若干異なる場合がございます。

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表の取り込み

表組機能に優れているIndesignは、表組・表計算ソフトであるexcelのデータを、表組の状態にして取り込むことができます。

execlデータ取り込み手順

※excelデータは完成しているという前提で手順を紹介します。

1. まず、文字ツールでテキストフレームを適当な大きさで作成します。次に、取り込むexcelデータを「ファイル」→「配置」で選択し、作成したフレーム内に配置します。
   「読み込みオプション」では、読み込むシート、セル範囲、表スタイルなどが設定できます。任意で変更してください。
   ※excelデータを選択する際、「読み込みオプションを表示」にチェックを必ずしてください。
   
2. テキストフレームの中に表組みが取り込まれますが、取り込んだだけでは列の幅などがデフォルト設定のままなのでそのまま使えません。「表の設定」で表を調整していきます。
   ※「表スタイル」を適用すれば、デフォルトの表設定を変更することが出来ます。詳細はこちら
   

できるだけexcelにて表のレイアウト、行列の位置を確定させてから、「配置」で取り込んだり、または、Indesignで「表スタイル」をおおまかに作っておき（罫線、セル内の文字位置など）取り込むときに表スタイルを適用させると編集があとで楽になります。
excelの行頭（1行目）に各列の項目が作ってあれば（「氏名」、「住所」、など）Indesignの表項目見出しとしても適用でき、この見出しは複数ページにまたがっても表示できます。

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表スタイルについて

表スタイルを適用することで、表のデフォルト設定を変えることができ、表を作成するたびに設定を変更する必要がなくなります。
もし、一つ一つの表がほぼ同じ設定なら、取り込み時に表スタイルで設定を統一できるので、かなり手間を省くことが出来ます。

表スタイルの作成

まずは、右図を参考にして「表スタイル」のダイヤログを表示させてください。
ダイヤログを表示させたら、表を文字ツールで選択し「新規スタイル」を選択します。

表スタイルの設定

「新規スタイル」を選択すると、下図ダイヤログが表示されます。
赤枠内の項目を切り替えて、各種設定していきます。

表スタイルの適用

表を文字ツールで選択した後、ダイヤログで表スタイルを切り替えるだけで適用されます。

名簿などはwordやexcelにて作成・保管されるお客様が増えてきました。時間のかかる作業と思われてきたDTPでの表作成も、やり方次第では自動組版に近いスピードで作業可能ですので、悩まれている方は、お問い合わせください。

疑問点・不明点などございましたら、下記宛先にご連絡ください。
メール、お電話、FAX、何でも結構ですので、よろしくお願い致します。