データ作成情報データ作成のコツと注意点を紹介いたします
データ作成情報では、入稿されたデータのチェックや修正の経験を基に、データ作成の注意点やマメ知識を掲載していきます。何かお役に立てる情報があれば、どんどん利用してください。
WordとExcelで作るはがき宛名面
年末は、DM・はがきのお問い合わせが多かったのですが、中でも、以下のようなご質問を複数のお客様よりいただきました。
「宛名面って、どうやって作ったらいいんですか？
専用ソフトじゃないと作れないのですか？」
「郵便枠や別納枠を入れてもらえますか？」
郵便枠は「ただ四角を並べれば良いだけ」なら簡単なのですが、「郵便枠のルール」があり、適当に作成したのでは不適合とみなされてしまう可能性があります。
はがきの宛名面も専用ソフトを使わなくてもWordとExcelで作成できます。
今月は「WordとExcelで作るはがき宛名面」をテーマに作成方法や注意点、マメ知識を紹介していきます。
※画像はWindowsXPのものです。
※ソフト又はOSのバージョンにより、メニューの名称などが若干異なる場合がございます。
住所録の作成-Excel
宛名面を作成する前に事前の準備として、住所録を作成します。住所録はExcelで作成します。
住所録作成手順
- はがきを送るための最低条件として、「郵便番号」「住所」「氏名」が必要になります。
下図のように、1行目の各列に「郵便番号」「住所」「氏名」と項目を入力していきます。
はがきに印刷する項目として、電話番号なども追加したい場合は、次列（下図では4列目）に「電話番号」と入力しましょう。
※見づらいと思ったら、背景色や文字色などを変更しても問題ありません。
- 各個人の項目（今回の例でいえば、郵便番号、住所、氏名）を入力していきます。
※郵便番号には必ず「-（ハイフン）」を入れ、「〒」マークは入力しないでください。wordで宛名を作成するときにエラーになる原因になることがあります。
- 入力が終わったら、下図のように（名称は任意）シート名を変更します。
変更したら、「ファイル」→「名前を付けて保存」します。
住所録作成用のフォーマット
フォーマットデータをご用意しています。ご必要な方は下記よりダウンロードしてください。
※必要のない項目がある場合は、列を削除していただけたらと思います。
住所録作成用Excelデータダウンロード
宛名面の作成-Word
前述で作成した住所録をWordに取り込み、Wordの機能である「はがき印刷」というものを使用して印刷します。
宛名面印刷手順
- 「ツール」→「はがきと差し込み印刷」→「はがき印刷」を選択した後、「宛名面の作成」を選び、「はがき宛名面印刷ウィザード」を起動します。
- 起動後、最初の画面で「次へ」を選択すると、「どのはがきを使用しますか？」という画面に切り替わります。
選択肢は4つありますが、今回は「年賀/暑中見舞い」を選択しました。
- 次は、「縦書き」か「横書き」の選択です。基本的にどちらでもかまわないので「縦書き」を選択しました。
- フォントと数字の書式の設定です。設定は任意のものを選択してください。
- 差出人の情報を入力します。
差出人を印刷しない場合は「差出人を印刷する」のチェックをはずしてください。
- 宛名と敬称の設定をします。作成した宛名データを使う場合、「参照（赤丸）」から、作成したExcelデータを選択します。
敬称の設定ですが、Excelで入力したものを使用したい場合は、青丸部のチェックボックスにチェックを入れてください。Excel上で敬称の項目を作り、各個人に割り当てておけば敬称の指定ができます。
- 「完了」をクリックすると処理が始まり、以下のダイヤログが出現し、Excel上の、どのシートのデータを取り込むかを選択できます。今回は「住所」というシートになります。
※青枠部の「先頭行をタイトル行として使用する」には、必ずチェックを入れてください。シートの1行目を「氏名」として認識してしまうのを避けるためです。
- 処理が完了すると、以下のように表示されます。赤枠部の三角マークで次の宛名に切り替わります。
※プレビューに表示されている、はがきのマークや郵便枠は、実際には印刷されません。
完成後の項目の追加
プレビューを表示した後で、「やっぱり差出人を入れたい」などあると思います。最初からやり直すということもできますが、面倒だと感じる方は、以下をご参考ください。
差出人の挿入
- まずは、「はがき宛名印刷」のツールバーを表示します。赤丸部付近にカーソル（矢印）を合わせ、右クリックします。一覧から「はがき宛名印刷」という項目をクリックします。するとツールバー（青枠部）が出現します。
- テキストボックスを選択後、「差出人」という項目をクリックして、下図のダイヤログに差出人情報を入力します。入力後、「OK」をクリックすれば反映されます。
Office系ソフトには、色々と便利なツールが付いています。こういったツールを上手にご活用いただくと、WordやExcelがもっと楽しくなると思います。
※郵便枠、別納料金マークなど、印刷用の宛名面フォーマットを準備致しております。印刷をご依頼の際は、是非お気軽にご相談ください。
疑問点・不明点などございましたら、下記宛先にご連絡ください。
メール、お電話、FAX、何でも結構ですので、よろしくお願い致します。
