データ作成情報データ作成のコツと注意点を紹介いたします
データ作成情報では、入稿されたデータのチェックや修正の経験を基に、データ作成の注意点やマメ知識を掲載していきます。何かお役に立てる情報があれば、どんどん利用してください。
冊子のデータ、原稿整理の基本
冊子に関するお問い合わせは、入稿の仕方、仕様の確認、原稿の作り方など、データ作成はもとより多岐にわたります。
そんな中で、パーツとなる文字、写真については、さまざまな人に記事執筆、原稿作成依頼を頼むこともあり、色々なフォーマットでもらうことがあります。
以下、整理方法のポイントを紹介します。ご参考にどうぞ。
※画像はWindowsXP、MacOSXのものです。
※ソフト又はOSのバージョンにより、メニューの名称などが若干異なる場合がございます。
原稿の整理と出力紙
原稿は紙でいただく場合と、データでいただく場合があります。このとき、弊社では整理方法として、データは出力紙を必ずプリントしてつけます（またはつけることをお願いします）。
データ通り、とはいっても、出力したあとで一度修正が入っていると、出力紙が最新の情報でなくなるからです。
ナンバリング
次に、原稿とデータ出力紙をページ順（もしくは章別、見出し別）で分けます。記入してよいならば上部にページ番号を記入します。順番に並べ替えたらホッチキスなどで留めていきます。大量にある場合は並べ替えた後、クリップなどで留めて封筒などでまとめたりすると整理が楽です。
簡単なことのようですが、これが最も煩雑でありもっとも確実です。
どうしても紙出力が大量にあって無理な場合は、一度PDFにして（データを修正できない状態で）保管しておくことです。
ノンブル（ページ番号）
出力紙が大量にあるとき、ノンブル（ページ番号）があると整理が楽です。逆にないと、一度ばらばらになった紙を戻すことは手間がかかります。一太郎やExcel、AdobeAcrobatなどの自動ノンブル機能があれば利用することをお勧めします。下記、ノンブルのを付け方を紹介します。ご参考にどうぞ
AdobeAcrobat
- 下図ルートで「追加」を選択します。
- 下図、ダイアログにてノンブルの書式、日付の有無、ノンブルの位置が設定できます。プレビューなどで確認して決まったならば「OK」を選択します。
ノンブルはPDFに反映されます。やり直したい時は、［1］の画像内で「更新」という項目があるのでそちらを選択してください。
Excel
- 下図のルートで「ヘッダーとフッター」または「ページ設定」を選択します
- 下図、ダイアログにてヘッダーとフッターの書式、位置などが設定できます。印刷プレビューなどで確認して決まったなら「印刷」を選択します。
ここで設定したのもはデータには反映されません。印刷時にのみ適用されます。
使用データの整理
原稿として文字データを使用するならば、全て同一のテキスト形式で保管しておくと、流し込みが楽になります。Office(excelやword)は、テキスト形式で保存します。Windowsで文字データを作成した後にMacintoshに転送あするのなら文字コード（shiftJISなどに）の変換をします。
excelデータをテキスト形式で保存する方法
- まずは「ファイル」→「名前を付けて保存」を選択します。
- あとは「ファイルの種類」をリストから「テキスト（タブ区切り）」を選択します。
wordデータをテキスト形式で保存する方法
- まずは「ファイル」→「名前を付けて保存」を選択します。
- あとは「ファイルの種類」をリストから「書式なし」を選択します。
Indesignの場合、Officeデータはでスタイルなどを保持したまま流し込みもできますが、Indesignで文字を編集することが前提であるならば、テキスト形式を流しておいた方が後々楽ではないかと思います。
検索置換
テキストをすべて一つのドキュメント（たとえばワードパッド）にまとめてから、検索置換にて最初に適切な文章内容にしておくこともよい方法です。不要なスペース、半角スペース→全角、半角カナ→全角、全角英数字→半角、カンマとピリオド→句読点、数字→漢数字など、あとで打ち直さなくてはいけない部分を整理しておくと後で楽です。Indesignで流してから置換をかけるという方法でもよいです。
整理や準備にお困りの場合はぜひお声掛けください。弊社でデータを整理したうえでテキストにまとめてお返しすることや、版下作成などもご相談に応じます。
疑問点・不明点などございましたら、下記宛先にご連絡ください。
メール、お電話、FAX、何でも結構ですので、よろしくお願い致します。
