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完全データ作成のコツ《リンク編》

弊社に限らずインターネットを介する印刷受注は、CDやデータ転送などの入稿が多くを占めますが、そこで頻繁に起こるのが「画像や部品の転送忘れやリンク切れ」です。
もちろん、リンク切れがあったからといってもう一度すべて再入稿といったことは致しませんが、リンク切れのトラブルや確認作業は、illustrator、Indesign、QuarkなどDTPソフトには常について回る問題です。今月はリンク切れの回避策を紹介したいと思います。

リンクとは

Illustratorなどの版下データに、画像などの部品データを「配置」すると、ソフトは部品データの【情報（ファイル名など）】を版下データに記憶させます。これをリンクといいます。
リンクされた部品は、版下データ上には 【情報】として存在しているため、画面上では粗く(不鮮明に)表示されますが、プリント時には【情報】を読み取り、きれいに印刷されます。

リンク切れとは

リンク（配置）後に、部品を移動させたり、ファイル名を変更すると、版下データに記憶された【情報】との不一致が発生し、「画像が見当たりません」といったメッセージが表示されます。これが「リンク切れ（外れ）」と呼ばれる現象です。リンクが切れた部品は、【情報】を読み取ることができないため、（化けたような状態になる場合もありますが）印刷されません。

リンク切れを起さないために

リンク切れ対策には、難しい操作は必要ありません。ちょっとしたコツと気配り、そして丁寧な作業を心がけることで、より安全にデータを入稿することが可能になります。
※画像はWindowsXP、MacOS10.3.9、MacOS9.2のものです。
※ソフト又はOSのバージョンにより、メニューの名称などが若干異なる場合がございます。

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リンク切れ（外れ）の回避策（1）

保存場所：フォルダ名

最も確実なのは、作業時に、版下・部品データを、全て一つ（同階層）のフォルダ内に保存することです。入稿時、全データが入ったフォルダをそのままコピーすれば、リンクが外れることはありません。
しかし、フォルダによる管理は、ユーザーの目で仕分ける際、非常に重要です。大量の画像がリンクされたデータは、フォルダ毎にまとめられていないと、収拾がつかなくなることもあります。その場合は、保存するフォルダ名をしっかり決めることで、かなりリンク切れを防げます。

複数の部品に同じ名前を付けて、フォルダで管理されている場合や、デジカメの撮影データ名（日付やシリアルのみ）をそのまま使われている場合もありますが、重複、混乱の恐れがあり、データの位置が適切な場所から外れてしまう可能性が大です。フォルダ名を「写真」「○○pイラスト」などわかりやすい名前にするだけで、かなり違うと思います【下図参照】。

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リンク切れ（外れ）の回避策（2）

ファイル名

事前にファイル名のルール・パターンを決めておくのも大切です。
部品点数が多くなると、ファイル名をつけるのが面倒になり、「名称未設定」（Macでの初期設定名称）などの簡単な名前にしてしまい、最悪、同名ファイルが重複するケースがあります。そうなると、逆に管理は複雑になり、作業時にファイルの判別がつかなくなってしまいます。しかも混乱を起こすのは、ユーザーだけではありません。

版下ソフトは、ファイル名で部品毎のリンク情報を管理します。もし部品の場所が入れ替わると、版下データはリンク切れを起すだけでなく、移動先によっては、重複する名前の違う部品を読み込んでしまいます。そうなると、完全に部品はすり替わってしまいます。ご注意ください。

また、Macintoshでは半角カナ、機種依存の省略文字、記号（/*+-%&）などをファイル名として使用できますが、印刷会社によっては出力エラーとなる可能性があります。
さらにWindowsでは、禁止文字として扱われているため半角の計算式記号はファイル名・フォルダ名につけることはできません【下図参照】。

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リンク切れ（外れ）の回避策（3）

illustrator、Indesignなら「リンク情報」、Quarkなら「画像使用状況：詳細」で現在の配置ファイルの場所がわかります。例えば、別々のフォルダに分けられている同名の画像ファイルがあり、どちらにリンクしているかわからなくなった時などの確認にリンクパレットは役立ちます。

リンクの確認［Illustrator］

ファイルの位置（赤丸箇所）で、リンクを確認します。この場合は、MacintoshHD内の環境パネルというフォルダ内の「P-清掃4.eps」にリンクしていることになります。

リンクの確認［Indesign］

場所（赤丸箇所）で、リンクを確認します。この場合は、MacintoshHD内のISOというフォルダ内の「例.pdf」にリンクしていることになります。

リンクの確認［QuarkXPress］

フルパス（赤丸箇所）で、リンクを確認します。この場合は、MacintoshHD内のデスクトップ上の色校画像データというフォルダ内の「1-2.eps」にリンクしていることになります。

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リンク切れ（外れ）の回避策（４）

IndesignやQuarkでデータを作成されている方は、データを一つの場所にまとめる便利な機能がありますので、こちらのご使用をお勧め致します。ただし、indesign上でillustratorファイルを配置している場合、そのillustrator内に配置されている画像データは収集しない場合がありますのでご注意ください。

パッケージ（Indesign）

「ファイル→パッケージ」を選択し「続行」で進めていきます。下図(左)のような画面が出ますので、必要な箇所にチェックをいれます。保存後のファルダ内は、下図枠内のように整理されます。

出力ファイルの収集（QuarkXPress）

「ファイル→出力ファイルの収集」を選択するとすぐに収集を始めます。保存場所は、レポートと同じ場所になります。もし、リンクが外れていた場合はエラーメッセージが表示されます。

リスト管理

ほとんどのお客様は一つのパソコンで作業されているでしょうから、フォルダ内をリスト表示（修正日など）させ、スクリーンショットを撮り、リストとして持っておくと良いでしょう。
ファイル名や保存するフォルダ名に規則性をもたせておくこともデータの管理や紛失防止に効果的だと思います。

【要注意】
データの整理整頓が不十分な場合、断片化といってパソコンの内部故障の原因にもなります。データの整理もですが、パソコン自体の定期的なメンテナンスも大事です。

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